Ứng Dụng Nào Breakout Rooms Tốt Nhất? Review Top Phần Mềm Chia Nhóm Online Hiệu Quả Nhất�

Trong kỷ nguyên làm việc từ xa và đào tạo trực tuyến (E-learning), sự tương tác là chìa khóa để duy trì hiệu quả công việc cũng như sự hứng thú của người học. Một trong những tính năng “sống còn” giúp biến các buổi họp online nhàm chán thành các phiên thảo luận sôi nổi chính là Breakout Rooms (Phòng họp chia nhỏ). Tuy nhiên, giữa “ma trận” các phần mềm họp trực tuyến hiện nay, câu hỏi “ứng dụng nào breakout rooms tốt nhất, dễ sử dụng nhất và tiết kiệm chi phí nhất?” luôn là băn khoăn của các giáo viên, quản lý nhân sự và chủ doanh nghiệp.

1. Breakout Rooms là gì và Tại sao nó lại quan trọng?

Trước khi đi vào đánh giá chi tiết từng ứng dụng, chúng ta cần thống nhất về khái niệm và tầm quan trọng của tính năng này.

1.1. Định nghĩa Breakout Rooms

Breakout Rooms (Phòng theo nhóm) là tính năng cho phép người chủ trì (Host) chia cuộc họp chính thành nhiều nhóm nhỏ hơn. Tại các phòng nhỏ này, người tham gia có thể thảo luận riêng tư, bật mic/cam thoải mái mà không ảnh hưởng đến phiên họp chính. Sau khi thảo luận xong, Host có thể triệu tập tất cả quay lại phòng chính.

1.2. Lợi ích cốt lõi trong Đào tạo và Doanh nghiệp

• Tăng cường sự tương tác: Trong một lớp học 50 người, rất khó để tất cả cùng phát biểu. Chia thành 5 nhóm 10 người sẽ buộc mọi người phải tham gia.

• Thúc đẩy làm việc nhóm (Teamwork): Phù hợp cho các hoạt động Brainstorming (động não), giải quyết tình huống (Case study).

• Cá nhân hóa trải nghiệm: Giúp người tham gia cảm thấy được lắng nghe và đóng góp ý kiến thực sự.

2. Zoom Meeting – “Ông vua” của tính năng Breakout Rooms

Khi nhắc đến câu hỏi “ứng dụng nào breakout rooms phổ biến nhất”, cái tên đầu tiên và mạnh mẽ nhất chắc chắn là Zoom. Đây là nền tảng tiên phong đưa tính năng này trở thành tiêu chuẩn của họp trực tuyến.

2.1. Khả năng chia phòng mạnh mẽ

Zoom cho phép chia tối đa lên đến 50 phòng nhỏ trong một cuộc họp (và có thể lên tới 100 phòng nếu bạn liên hệ hỗ trợ kỹ thuật cho các gói Enterprise). Điều này đáp ứng được cả những hội thảo quy mô lớn hàng nghìn người.

2.2. Các tính năng quản lý chi tiết

Điểm mạnh của Zoom nằm ở quyền kiểm soát “tận răng” của Host:

• Phân chia linh hoạt: Bạn có thể chọn chia ngẫu nhiên (Automatically), chia thủ công (Manually) hoặc để người tham gia tự chọn phòng (Let participants choose room). Tính năng “tự chọn phòng” cực kỳ hữu ích cho các hội thảo mở, nơi người tham dự chọn chủ đề mình quan tâm.

• Broadcast Message & Voice: Host có thể nhắn tin hoặc nói vào micro để thông báo cho tất cả các phòng cùng lúc (ví dụ: “Còn 5 phút nữa hết giờ thảo luận”).

• Hỗ trợ từ xa: Người tham gia trong phòng nhỏ có nút “Ask for Help” (Yêu cầu trợ giúp) để mời Host vào phòng mình giải quyết vấn đề.

• Hẹn giờ: Host có thể cài đặt thời gian tự động đóng phòng sau 15, 30 phút…

2.3. Ưu và nhược điểm khi dùng Breakout Rooms trên Zoom

Ưu điểm:

• Giao diện trực quan, dễ sử dụng nhất trong các ứng dụng.

• Hoạt động mượt mà ngay cả khi đường truyền internet không quá mạnh.

• Tính năng có sẵn ngay cả trên tài khoản miễn phí (Basic).

Nhược điểm:

• Tài khoản miễn phí bị giới hạn 40 phút cho cuộc họp nhóm (trên 3 người). Khi hết 40 phút, cuộc họp bị ngắt, làm gián đoạn dòng chảy thảo luận của các phòng Breakout.

• Người dùng trên thiết bị di động đôi khi gặp khó khăn trong việc điều hướng giữa các phòng nếu chưa quen.

3. Google Meet – Sự trỗi dậy của hệ sinh thái Google

Nếu bạn đang tìm kiếm ứng dụng nào breakout rooms mà không cần cài đặt phần mềm phức tạp, Google Meet là ứng cử viên số 1. Tuy nhiên, chính sách của Google có sự phân hóa rõ rệt.

3.1. Ai được dùng Breakout Rooms trên Google Meet?

Khác với Zoom, Google Meet KHÔNG cung cấp tính năng Breakout Rooms cho tài khoản Google cá nhân miễn phí (tài khoản @gmail.com thông thường). Tính năng này chỉ khả dụng cho các gói trả phí Google Workspace (như Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise…). Đây là điều người dùng cần đặc biệt lưu ý.

3.2. Tính năng nổi bật

• Tích hợp sâu: Vì nằm trong hệ sinh thái Google, việc chia nhóm trên Meet cực kỳ mượt mà. Host có thể thiết lập phòng họp nhóm trước trên Google Calendar (Lịch) trước khi buổi họp bắt đầu.

• Giới hạn: Google Meet cho phép tạo tối đa 100 phòng họp nhóm trong một cuộc gọi.

• Trộn ngẫu nhiên (Shuffle): Chỉ với một nút bấm, Google sẽ đảo ngẫu nhiên thành viên các nhóm, rất thú vị cho các hoạt động khởi động (Warm-up).

• Ghi âm và Lưu trữ: Nếu Host ghi hình cuộc họp, Google Meet không ghi hình từng phòng nhỏ riêng lẻ mà chỉ ghi phòng chính. Đây là một hạn chế so với nhu cầu giám sát chi tiết.

3.3. Trải nghiệm người dùng

Google Meet hướng tới sự tối giản. Giao diện Breakout Rooms của Meet ít nút bấm hơn Zoom, giúp người không rành công nghệ dễ tiếp cận. Tuy nhiên, tính năng “Broadcast” (phát loa thông báo) của Meet chưa mạnh mẽ bằng Zoom.

4. Microsoft Teams – Giải pháp chuyên nghiệp cho doanh nghiệp lớn

Với các tập đoàn đa quốc gia hoặc các trường đại học lớn, Microsoft Teams là câu trả lời cho thắc mắc ứng dụng nào breakout rooms bảo mật và chuyên nghiệp nhất.

4.1. Cấu trúc phòng họp bền vững

Điểm khác biệt lớn nhất của Teams là tính “bền vững”. Các phòng Breakout trong Teams có thể được giữ nguyên cấu trúc cho các buổi họp sau (nếu họp trong cùng một Channel/Kênh). Điều này cực kỳ tiện lợi cho các lớp học cố định hoặc các dự án dài hơi.

4.2. Tính năng kỹ thuật

• Số lượng: Hỗ trợ tối đa 50 phòng họp nhóm.

• Chế độ Together Mode: Ngay cả trong phòng nhỏ, Teams vẫn hỗ trợ các chế độ hiển thị thông minh giúp người dùng cảm thấy như đang ngồi cùng một căn phòng thực tế.

• Chia sẻ file: Vì tích hợp với SharePoint và OneNote, việc chia sẻ tài liệu trong từng nhóm nhỏ của Teams cực kỳ mạnh mẽ. Mỗi phòng nhỏ có một khung chat riêng và mọi dữ liệu chat/file đều được lưu lại sau buổi họp.

4.3. Độ khó khi sử dụng

Microsoft Teams được đánh giá là khó sử dụng hơn Zoom và Meet. Giao diện nhiều lớp lang, đòi hỏi cấu hình máy tính mạnh hơn (do ngốn RAM nhiều hơn). Việc thiết lập Breakout Rooms trên Teams đôi khi mất nhiều thao tác hơn và yêu cầu đường truyền internet ổn định cao.

5. Các ứng dụng khác có hỗ trợ Breakout Rooms (Niche & Free)

Ngoài “Tam đại gia” kể trên, thị trường còn rất nhiều cái tên thú vị khác. Nếu bạn muốn tìm sự mới lạ hoặc giải pháp mã nguồn mở, hãy tham khảo danh sách dưới đây.

5.1. Lark Suite (Lark Meetings)

Lark đang nổi lên như một hiện tượng tại Việt Nam nhờ cung cấp gói miễn phí cực kỳ hào phóng cho doanh nghiệp.

• Breakout Rooms trên Lark: Hoạt động rất mượt mà, hỗ trợ chia nhóm tự động hoặc thủ công.

• Magic Share: Tính năng độc quyền cho phép cộng tác chỉnh sửa văn bản (Lark Docs) ngay trong phòng họp nhỏ mà không cần chia sẻ màn hình theo kiểu truyền thống.

• Ưu điểm: Miễn phí thời gian họp, giao diện hiện đại, tích hợp tất cả trong một (Chat, Lịch, Họp, Docs).

5.2. Webex (Cisco)

Đây là “lão làng” trong ngành họp trực tuyến, thường được các ngân hàng hoặc cơ quan chính phủ sử dụng do độ bảo mật cực cao.

• Tính năng: Webex hỗ trợ chia tới 100 phòng. Tính năng chia phòng của Webex rất mạnh về quản lý âm thanh và video chất lượng cao (HD).

• Nhược điểm: Chi phí bản quyền khá cao và giao diện có phần “công nghiệp”, khô cứng hơn so với Zoom.

5.3. Jitsi Meet (Mã nguồn mở)

Nếu bạn hỏi ứng dụng nào breakout rooms miễn phí hoàn toàn, không cần đăng ký tài khoản, Jitsi Meet là câu trả lời.

• Cách hoạt động: Bạn chỉ cần vào web, tạo tên phòng và gửi link.

• Breakout Rooms: Jitsi đã cập nhật tính năng này. Tuy nhiên, do là mã nguồn mở và miễn phí, độ ổn định của Jitsi phụ thuộc vào server (máy chủ). Nếu dùng server công cộng miễn phí, khi chia phòng có thể gặp hiện tượng giật/lag nếu lượng người quá đông.

5.4. Gather.town (Họp kiểu Game nhập vai)

Đây là một cách tiếp cận hoàn toàn mới. Thay vì chia phòng theo danh sách, Gather.town tạo ra một bản đồ ảo 2D (như game Pokemon ngày xưa).

• Cơ chế: Khi nhân vật của bạn đi lại gần nhân vật khác, camera và mic sẽ tự bật để trò chuyện. Khi đi xa ra, mic tự tắt.

• Breakout Rooms tự nhiên: Bạn có thể thiết kế các “khu vực bàn ghế” ảo. Khi một nhóm người đi vào khu vực cái bàn đó, họ tự động trở thành một nhóm Breakout riêng biệt.

• Ứng dụng: Cực kỳ phù hợp cho các buổi Virtual Networking, tiệc công ty online, hoặc lớp học sáng tạo.

6. Bảng so sánh chi tiết các ứng dụng có Breakout Rooms

Để giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất, dưới đây là bảng so sánh dựa trên các tiêu chí quan trọng (Dữ liệu cập nhật 2025):

Tiêu chí	Zoom Meeting	Google Meet	Microsoft Teams	Lark Suite
Gói miễn phí có Breakout Rooms?	CÓ	KHÔNG	CÓ (nhưng hạn chế)	CÓ
Số lượng phòng tối đa	50 (hoặc 100)	100	50	50
Giới hạn thời gian (Free)	40 phút	60 phút (nhóm)	60 phút	Không giới hạn
Tính năng tự chọn phòng	Có	Không	Không	Có
Độ dễ sử dụng	5/5	4.5/5	3.5/5	4/5
Phù hợp nhất cho	Đào tạo, Hội thảo	Doanh nghiệp dùng Google	Doanh nghiệp lớn	Startup, SME

7. Tiêu chí chọn ứng dụng Breakout Rooms phù hợp với nhu cầu

Không có ứng dụng tốt nhất cho tất cả, chỉ có ứng dụng phù hợp nhất. Bạn hãy dựa vào các câu hỏi sau để ra quyết định:

7.1. Ngân sách của bạn là bao nhiêu?

• 0 đồng: Chọn Zoom (chấp nhận giới hạn 40p và phải tạo lại link) hoặc Lark Suite (miễn phí, không giới hạn). Jitsi cũng là lựa chọn tốt nếu họp nhanh.

• Có ngân sách: Nếu công ty đã mua Google Workspace, hãy tận dụng Google Meet. Nếu cần tính năng chuyên sâu nhất, hãy mua Zoom Pro.

7.2. Đối tượng tham gia là ai?

• Học sinh tiểu học/người lớn tuổi: Nên dùng Zoom hoặc Google Meet vì giao diện đơn giản, ít nút bấm gây nhầm lẫn.

• Nhân viên văn phòng, IT: Microsoft Teams hoặc Lark sẽ phát huy tác dụng tối đa nhờ khả năng cộng tác tài liệu.

• Giới trẻ, sự kiện sáng tạo: Gather.town sẽ tạo hiệu ứng Wow và sự hứng thú cực lớn.

7.3. Quy mô cuộc họp?

• Dưới 100 người: Hầu hết các ứng dụng đều đáp ứng tốt.

• Trên 300 người: Zoom là lựa chọn an toàn nhất về mặt đường truyền và khả năng quản lý đám đông (Mute all, chia phòng nhanh).

8. Hướng dẫn kỹ thuật và Mẹo quản lý Breakout Rooms hiệu quả

Biết ứng dụng nào breakout rooms tốt là chưa đủ, bạn cần biết cách vận hành nó (“How to manage”). Dưới đây là những kinh nghiệm xương máu để phiên thảo luận nhóm không bị vỡ trận.

8.1. Luôn chỉ định nhóm trưởng (Leader)

Khi chia 50 người vào 5 phòng, Host không thể có mặt ở 5 nơi cùng lúc. Hãy chỉ định trước 5 nhóm trưởng. Nhiệm vụ của họ là điều phối thảo luận và chia sẻ màn hình khi cần.

8.2. Đặt thời gian (Timer) rõ ràng

Đừng bao giờ chia phòng mà không nói rõ thời gian. Hãy cài đặt bộ đếm ngược (Countdown timer). Ví dụ: “Các bạn có 15 phút, đồng hồ sẽ đếm ngược trên màn hình”. Điều này tạo áp lực thời gian tích cực giúp nhóm tập trung vào vấn đề.

8.3. Chuẩn bị hướng dẫn chi tiết (Briefing)

Trước khi bấm nút “Open All Rooms”, hãy đảm bảo mọi người đều hiểu câu hỏi thảo luận là gì. Tốt nhất là gửi file câu hỏi vào khung Chat chung hoặc chiếu slide lên màn hình để mọi người chụp lại. Khi vào phòng riêng, họ thường quên mất chủ đề chính nếu không được nhắc.

8.4. Tận dụng tính năng “Broadcast Message”

Trong quá trình các nhóm thảo luận, Host nên gửi các tin nhắn nhắc nhở. Ví dụ:

• “Đã hết 1/2 thời gian, các bạn nên chuyển sang phần tổng kết.”

• “Nhớ cử đại diện ghi chép lại kết quả nhé.”

8.5. Thăm các phòng (Room Hopping)

Host không nên ngồi chơi khi mọi người đang thảo luận. Hãy luân phiên tham gia vào các phòng (Join room) để lắng nghe, giải đáp thắc mắc và kiểm tra xem không khí thảo luận có sôi nổi không. Sự hiện diện của Host (dù chỉ 1-2 phút) sẽ khích lệ tinh thần người tham gia rất nhiều.

9. Các lỗi thường gặp khi sử dụng Breakout Rooms và cách khắc phục

Dù bạn chọn ứng dụng nào, các sự cố kỹ thuật vẫn có thể xảy ra.

9.1. Người tham gia bị “văng” ra khỏi phòng họp

• Nguyên nhân: Đường truyền internet yếu hoặc thiết bị không tương thích.

• Khắc phục: Trên Zoom/Teams, Host sẽ thấy những người này hiện ở mục “Unassigned” (Chưa chia nhóm). Hãy thủ công gán (Assign) họ lại vào phòng cũ.

9.2. Không nghe thấy tiếng trong phòng nhỏ

• Nguyên nhân: Lỗi xung đột micro khi chuyển từ phòng chính sang phòng phụ.

• Khắc phục: Khuyên người tham gia thoát ra (Leave meeting) và vào lại từ đầu. Hoặc kiểm tra lại cài đặt âm thanh (Audio Settings) trên phần mềm.

9.3. Host bị mất quyền kiểm soát

• Tình huống: Host bị rớt mạng, một người khác tự động được chuyển làm Host.

• Khắc phục: Khi quay lại, Host cần dùng tính năng “Reclaim Host” (Lấy lại quyền chủ trì) bằng Host Key để tiếp tục quản lý các phòng Breakout.

10. Xu hướng Breakout Rooms trong tương lai

Công nghệ không đứng yên. Các ứng dụng đang chạy đua để tích hợp AI vào Breakout Rooms.

• AI Summary: Trí tuệ nhân tạo sẽ tự động tham gia vào từng phòng nhỏ, ghi chép lại biên bản cuộc họp và tóm tắt các ý chính. Host không cần đi từng phòng mà vẫn nắm được nội dung.

• Phân tích cảm xúc: Ứng dụng sẽ báo cho Host biết phòng nào đang thảo luận sôi nổi, phòng nào đang “im thin thít” dựa trên phân tích âm thanh, từ đó Host có thể can thiệp kịp thời.

• Không gian Metaverse: Mô hình như Gather.town sẽ phát triển lên 3D thực tế ảo (VR), nơi mọi người đeo kính VR và ngồi vào các bàn tròn ảo để thảo luận như thật.

Kết luận

Tổng kết lại cho câu hỏi “ứng dụng nào breakout rooms tốt nhất”, đây là lời khuyên cuối cùng dành cho bạn:

1. Chọn Zoom: Nếu bạn cần sự ổn định, dễ sử dụng, tính năng chia phòng mạnh mẽ nhất cho đào tạo và hội thảo lớn, và sẵn sàng trả phí bản quyền (hoặc chấp nhận giới hạn 40 phút).

2. Chọn Google Meet: Nếu công ty/trường học của bạn đang sử dụng bộ Google Workspace. Nó tiện lợi, không cần cài đặt và bảo mật tốt.

3. Chọn Lark Suite: Nếu bạn là Startup/SME muốn tiết kiệm chi phí (miễn phí), cần tính năng hiện đại và cộng tác tài liệu mạnh mẽ.

4. Chọn Microsoft Teams: Nếu bạn làm việc trong môi trường doanh nghiệp lớn, cần quản lý file chặt chẽ và các nhóm làm việc dài hạn.

Breakout Rooms không chỉ là một tính năng phần mềm, nó là cầu nối thu hẹp khoảng cách địa lý, mang lại hơi thở của sự tương tác con người trong môi trường số. Việc lựa chọn đúng công cụ sẽ giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc lên gấp nhiều lần. Hy vọng bài viết này đã cung cấp đầy đủ thông tin để bạn đưa ra quyết định sáng suốt nhất cho tổ chức của mình.

👉 Nếu bạn đang mong muốn nâng cao kỹ năng giảng dạy, đồng thời sở hữu chứng chỉ TESOL Quốc tế uy tín, hãy để ETP TESOL đồng hành. Chúng tôi không chỉ mang đến chương trình học chất lượng, mà còn là một cộng đồng giáo viên đầy nhiệt huyết – nơi bạn được học hỏi, kết nối và phát triển bền vững.

Hãy để ETP TESOL đồng hành cùng bạn trên hành trình chinh phục khoá học TESOL Quốc tế tại Việt Namvà khởi đầu sự nghiệp giảng dạy tiếng Anh chuyên nghiệp. Hãy liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về chương trình học TESOL Quốc tế tại Việt Nam, lịch khai giảng và những ưu đãi đặc biệt đang áp dụng.

Bạn có thể tìm đọc thêm về ETP TESOL tại: ETP TESOL VỮNG BƯỚC SỰ NGHIỆP GIÁO VIÊN TIẾNG ANH

Tìm hiểu thêm

• Nhận ngay Ebook ETP TESOL TẶNG bạn
• 7 Ứng dụng Trí tuệ nhân tạo AI trong giáo dục
• [Thầy cô hỏi, ETP TESOL trả lời #4] Phương pháp hiệu quả để thúc đẩy động lực học tập cho học viên đi làm bận rộn?
• [Thầy cô hỏi, ETP TESOL trả lời #3] Làm thế nào để giáo viên có thể giúp học sinh tiếp thu kiến thức một cách nhanh chóng và nhớ lâu hơn?
• Chuyên mục “Thầy cô hỏi, ETP TESOL trả lời”