Tìm hiểu các khó khăn khi làm việc nhóm thường gặp như xung đột, thiếu phối hợp, chênh lệch kỹ năng và học cách giải quyết để nhóm hoạt động hiệu quả hơn.

1. Giao tiếp kém – Nguồn gốc của nhiều khó khăn

Một trong những khó khăn khi làm việc nhóm thường gặp nhất là giao tiếp không hiệu quả. Khi thông tin không được truyền tải rõ ràng hoặc các thành viên không hiểu ý nhau, rất dễ xảy ra hiểu lầm, xung đột, hoặc quyết định sai lệch. Ví dụ, một thành viên nghĩ rằng deadline là “linh hoạt” trong khi người khác hiểu đó là “bắt buộc”, dẫn đến tiến độ dự án bị chậm trễ.

Nguyên nhân của giao tiếp kém gồm:

• Thiếu kỹ năng lắng nghe chủ động: Nhiều người chỉ quan tâm đến ý kiến của bản thân, bỏ qua quan điểm của đồng đội.

• Sử dụng phương tiện giao tiếp không phù hợp: Email hay tin nhắn nhanh đôi khi không truyền đạt được sắc thái cảm xúc, dẫn đến hiểu nhầm.

• Không đặt ra quy tắc giao tiếp trong nhóm: Nhóm không thống nhất cách phản hồi, cách thông báo tiến độ hoặc cách tổ chức họp định kỳ.

Cách khắc phục:

• Thiết lập nguyên tắc giao tiếp rõ ràng ngay từ đầu, bao gồm cách gửi thông tin, tần suất họp nhóm, và cách phản hồi ý kiến.

• Khuyến khích lắng nghe chủ động, hỏi lại khi chưa chắc chắn để tránh hiểu nhầm.

• Sử dụng các công cụ phù hợp như Slack, Microsoft Teams, Zoom hoặc Google Meet để trao đổi thông tin minh bạch, kịp thời.

Khi giao tiếp được cải thiện, nhóm không chỉ hạn chế hiểu lầm mà còn thúc đẩy sự tương tác tích cực, tăng cường niềm tin giữa các thành viên và nâng cao hiệu quả làm việc.

2. Xung đột cá nhân và bất đồng ý kiến

Xung đột cá nhân là một khó khăn phổ biến khi làm việc nhóm, nhất là khi các thành viên có tính cách, phong cách làm việc và quan điểm khác nhau. Những xung đột này thường xảy ra trong các tình huống:

• Phong cách làm việc khác nhau: Một số thành viên làm việc theo kế hoạch chi tiết, trong khi người khác làm việc theo cảm hứng hoặc giải quyết vấn đề theo cách riêng.

• Chia sẻ quyền lực không đồng đều: Khi một vài thành viên chiếm ưu thế trong quyết định, những người còn lại có thể cảm thấy bị bỏ qua, dẫn đến mất đoàn kết.

• Thiếu tôn trọng và cảm thông: Lời nói hoặc hành động thiếu tế nhị có thể khiến nhóm căng thẳng, tạo ra bầu không khí tiêu cực.

Cách xử lý xung đột:

• Khuyến khích trao đổi thẳng thắn, trung thực nhưng lịch sự, tập trung vào vấn đề thay vì con người.

• Thực hành kỹ năng “đặt mình vào vị trí người khác” để tăng sự thấu hiểu.

• Khi cần, nhờ đến sự can thiệp của người quản lý hoặc facilitator để hòa giải và điều phối.

Việc xử lý xung đột đúng cách không chỉ giải quyết vấn đề trước mắt mà còn giúp nhóm xây dựng kỹ năng hợp tác lâu dài, nâng cao sự gắn kết và khả năng giải quyết vấn đề chung.

3. Phân công công việc không hợp lý

Một khó khăn phổ biến khác trong làm việc nhóm là vai trò và trách nhiệm không được phân công hợp lý. Khi các thành viên không rõ ràng về nhiệm vụ của mình hoặc khi công việc bị phân bổ không đều, nhiều vấn đề có thể phát sinh, từ việc chậm tiến độ dự án đến mâu thuẫn nội bộ, làm giảm hiệu quả tổng thể của nhóm.

Nguyên nhân:

• Thiếu đánh giá năng lực cá nhân: Không phải ai cũng phù hợp với mọi loại nhiệm vụ. Ví dụ, một thành viên giỏi phân tích dữ liệu nhưng bị giao nhiệm vụ thuyết trình có thể cảm thấy khó khăn và áp lực, dẫn đến hiệu quả công việc thấp.

• Thiếu minh bạch về trách nhiệm: Khi vai trò chưa được xác định rõ ràng, một số nhiệm vụ có thể bị bỏ sót, trong khi những nhiệm vụ khác bị trùng lặp. Điều này gây ra sự lãng phí thời gian và công sức, đồng thời tạo cảm giác bất công trong nhóm.

• Thiếu kế hoạch và cấu trúc: Nhóm không có bản kế hoạch chi tiết hoặc hướng dẫn rõ ràng về việc ai làm gì, làm thế nào và khi nào hoàn thành, dẫn đến sự nhầm lẫn và trì hoãn.

Hệ quả:

• Hiệu suất làm việc giảm: Khi thành viên không biết mình cần làm gì, họ thường chần chừ hoặc làm việc một cách ngẫu nhiên, ảnh hưởng đến tiến độ chung.

• Xung đột nội bộ tăng: Một số thành viên có thể cảm thấy bị “đè nặng” công việc, trong khi người khác không đóng góp đủ, dẫn đến cảm giác bất mãn.

• Giảm động lực và tinh thần nhóm: Sự bất công trong phân công công việc khiến các thành viên mất hứng thú, thậm chí muốn rút khỏi nhóm.

Giải pháp:

• Đánh giá năng lực và sở thích cá nhân: Trước khi phân công, giáo viên hoặc trưởng nhóm nên hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu và sở thích của từng thành viên. Ví dụ, ai thích sáng tạo có thể đảm nhận phần thiết kế, ai giỏi tổ chức có thể quản lý tiến độ dự án.

• Xác định vai trò rõ ràng: Mỗi thành viên nên có nhiệm vụ cụ thể, trách nhiệm rõ ràng và hiểu rõ vai trò của mình trong thành công của nhóm. Có thể lập bảng phân công công việc chi tiết, ghi rõ deadline, mục tiêu và tiêu chuẩn hoàn thành.

• Giao tiếp minh bạch: Nhóm cần thảo luận và thống nhất về cách phân công công việc, ai chịu trách nhiệm phần nào và cách hỗ trợ lẫn nhau. Khi có vấn đề phát sinh, thành viên phải biết chia sẻ để cùng tìm giải pháp.

• Theo dõi tiến độ và điều chỉnh linh hoạt: Trưởng nhóm hoặc giáo viên nên thường xuyên kiểm tra tiến độ và sẵn sàng điều chỉnh phân công nếu cần, đảm bảo mọi thành viên có thể hoàn thành công việc đúng hạn và hiệu quả.

Khi phân công công việc hợp lý, nhóm không chỉ tăng hiệu quả mà còn giảm xung đột, nâng cao tinh thần đồng đội và khuyến khích mọi thành viên phát triển năng lực cá nhân, tạo tiền đề cho các dự án tiếp theo thành công hơn.

4. Giao tiếp kém trong nhóm

Giao tiếp kém là một trong những nguyên nhân chính khiến nhiều nhóm làm việc gặp khó khăn, dù năng lực từng thành viên đều tốt. Khi thông tin không được trao đổi đầy đủ, rõ ràng và kịp thời, nhóm sẽ dễ gặp hiểu lầm, chậm tiến độ và mất đi sự hợp tác hiệu quả.

Nguyên nhân

• Thiếu kỹ năng giao tiếp: Không phải ai cũng biết cách trình bày ý kiến, phản hồi hay đặt câu hỏi một cách rõ ràng. Một số thành viên e ngại nói ra suy nghĩ, trong khi người khác có thể quá áp đặt ý kiến, dẫn đến mất cân bằng trong trao đổi.

• Thiếu công cụ hoặc phương tiện giao tiếp phù hợp: Nhóm không thống nhất cách liên lạc (email, chat, họp trực tiếp) hoặc không sử dụng các công cụ quản lý dự án hiệu quả sẽ dẫn đến thông tin bị rối, bỏ sót hoặc lặp lại nhiều lần.

• Sự khác biệt cá nhân: Các thành viên có cách suy nghĩ, phong cách làm việc và nhịp độ khác nhau. Nếu không biết điều chỉnh cách giao tiếp, nhóm dễ xuất hiện xung đột hoặc hiểu lầm, ví dụ như ai đó nghĩ rằng không phản hồi tức là đồng ý, trong khi người khác lại hiểu là phản đối.

Hệ quả

• Hiệu quả làm việc giảm: Khi thông tin không đến đúng người, đúng lúc, các nhiệm vụ có thể bị chậm trễ, làm ảnh hưởng đến toàn bộ tiến độ dự án.

• Tăng xung đột nội bộ: Những hiểu lầm trong giao tiếp có thể dẫn đến tranh luận không cần thiết, cảm giác bất công hoặc thiếu hợp tác.

• Tinh thần nhóm suy giảm: Khi không ai hiểu ai, thành viên dễ mất động lực, thậm chí muốn rút khỏi nhóm hoặc làm việc riêng lẻ.

Giải pháp

• Đặt quy tắc giao tiếp rõ ràng: Trước khi bắt đầu dự án, nhóm cần thống nhất cách trao đổi thông tin, ví dụ: thông báo deadline qua email, trao đổi nhanh qua chat, hoặc họp nhóm định kỳ. Quy tắc này giúp tránh tình trạng thông tin bị bỏ sót và nâng cao trách nhiệm cá nhân.

• Khuyến khích giao tiếp cởi mở: Mỗi thành viên nên được tạo cơ hội trình bày ý kiến, đặt câu hỏi và phản hồi một cách tôn trọng. Giáo viên hoặc trưởng nhóm có thể tổ chức các buổi brainstorming để mọi người thoải mái chia sẻ ý tưởng.

• Sử dụng công cụ hỗ trợ: Các ứng dụng quản lý dự án như Trello, Asana, hoặc Google Workspace giúp nhóm theo dõi tiến độ, cập nhật nhiệm vụ và giữ thông tin minh bạch. Điều này đặc biệt quan trọng với nhóm làm việc từ xa.

• Phát triển kỹ năng lắng nghe: Giao tiếp hiệu quả không chỉ là nói mà còn là nghe. Nhóm nên khuyến khích thành viên lắng nghe ý kiến của người khác, tóm tắt lại để xác nhận hiểu đúng và tránh hiểu lầm.

• Đánh giá và phản hồi thường xuyên: Nhóm nên có buổi đánh giá giao tiếp định kỳ, chỉ ra những điểm mạnh và hạn chế, từ đó điều chỉnh để nâng cao hiệu quả hợp tác.

Một nhóm giao tiếp tốt sẽ giải quyết được xung đột nhanh chóng, đảm bảo mọi thành viên hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ và tiến độ chung. Khi đó, nhóm không chỉ hoạt động hiệu quả mà còn xây dựng được tinh thần đoàn kết, tạo môi trường làm việc tích cực và bền vững.

5. Xung đột trong nhóm

Xung đột là vấn đề thường gặp trong bất kỳ nhóm làm việc nào, đặc biệt là khi các thành viên có phong cách, kinh nghiệm và quan điểm khác nhau. Xung đột không chỉ gây căng thẳng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và tinh thần làm việc nếu không được quản lý đúng cách.

Nguyên nhân gây xung đột

• Sự khác biệt về cá nhân và phong cách làm việc: Mỗi thành viên có cách tiếp cận công việc riêng, ví dụ, người thiên về chi tiết có thể không hài lòng với phong cách làm việc nhanh nhưng thiếu chính xác của người khác. Những khác biệt này nếu không được hiểu và điều chỉnh sẽ dẫn đến mâu thuẫn.

• Thiếu vai trò rõ ràng: Khi nhiệm vụ và trách nhiệm không được phân định cụ thể, thành viên có thể cảm thấy bị chồng chéo công việc hoặc thiếu công bằng, dẫn đến tranh cãi.

• Thiếu kỹ năng giải quyết xung đột: Không phải ai cũng biết cách xử lý xung đột một cách tích cực. Một số thành viên có thể né tránh, trong khi người khác phản ứng quá mức, khiến vấn đề trở nên căng thẳng hơn.

• Giao tiếp không hiệu quả: Những hiểu lầm trong trao đổi thông tin, phản hồi thiếu tôn trọng hoặc không trung thực thường là nguyên nhân trực tiếp gây ra xung đột.

Hệ quả của xung đột không được giải quyết

• Giảm hiệu quả làm việc: Xung đột khiến nhóm mất thời gian và năng lượng vào tranh luận thay vì tập trung vào nhiệm vụ.

• Tinh thần nhóm suy giảm: Khi căng thẳng kéo dài, thành viên có thể cảm thấy mệt mỏi, mất động lực, thậm chí rút lui khỏi nhóm.

• Mất niềm tin và sự hợp tác: Xung đột kéo dài làm suy yếu mối quan hệ, khiến thành viên khó chia sẻ ý kiến hoặc hỗ trợ nhau trong công việc.

Giải pháp quản lý xung đột

• Xác định nguyên nhân gốc rễ: Trước khi giải quyết, nhóm cần tìm hiểu chính xác vấn đề nằm ở đâu: do phong cách, vai trò, hay giao tiếp chưa tốt.

• Thảo luận trực tiếp và cởi mở: Nhóm nên tạo môi trường an toàn để thành viên chia sẻ quan điểm, lắng nghe nhau và tìm tiếng nói chung. Việc này giúp giảm căng thẳng và xây dựng sự tôn trọng lẫn nhau.

• Đặt ra quy tắc xử lý xung đột: Các nhóm hiệu quả thường có quy tắc cụ thể: tranh luận dựa trên dữ liệu, tránh công kích cá nhân, ưu tiên tìm giải pháp hơn là đổ lỗi.

• Phân vai trò và trách nhiệm rõ ràng: Khi nhiệm vụ được phân chia rõ ràng, khả năng xảy ra tranh chấp sẽ giảm đáng kể.

• Sử dụng bên thứ ba nếu cần: Trong trường hợp xung đột khó giải quyết, có thể nhờ quản lý, trưởng nhóm hoặc chuyên gia hỗ trợ để trung gian và đề xuất giải pháp công bằng.

• Khuyến khích kỹ năng mềm: Kỹ năng lắng nghe, thấu cảm, kiềm chế cảm xúc và thương lượng là chìa khóa giúp nhóm xử lý xung đột hiệu quả, biến thách thức thành cơ hội học hỏi và phát triển.

Xung đột không nhất thiết là điều tiêu cực nếu được quản lý tốt. Một nhóm biết xử lý xung đột tích cực sẽ mạnh mẽ hơn, nâng cao sự hợp tác và tạo ra môi trường làm việc năng động, sáng tạo. Thực tế, những nhóm này thường học được nhiều hơn từ xung đột, phát triển khả năng thích nghi và cải thiện kỹ năng làm việc nhóm một cách bền vững.

6. Kết luận

Khó khăn khi làm việc nhóm là điều không thể tránh khỏi, từ xung đột, thiếu giao tiếp hiệu quả, đến sự chênh lệch về kỹ năng và cam kết của thành viên. Tuy nhiên, những thử thách này không phải là rào cản vĩnh viễn mà là cơ hội để nhóm phát triển, cải thiện kỹ năng quản lý, và tăng cường sự gắn kết.

Một nhóm biết nhận diện vấn đề sớm, trao đổi cởi mở, phân vai trò rõ ràng và rèn luyện kỹ năng mềm sẽ vượt qua được hầu hết các khó khăn. Xử lý xung đột một cách tích cực, thúc đẩy tinh thần trách nhiệm, và tạo môi trường làm việc hỗ trợ lẫn nhau không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp mỗi thành viên trưởng thành hơn, học hỏi nhiều hơn từ trải nghiệm chung.

Cuối cùng, làm việc nhóm là quá trình học tập liên tục, đòi hỏi sự kiên nhẫn, linh hoạt và tôn trọng lẫn nhau. Nhóm nào biết biến khó khăn thành cơ hội, biết đồng hành cùng nhau vượt qua thử thách sẽ đạt được kết quả bền vững, xây dựng nền tảng vững chắc cho thành công lâu dài.

👉 Nếu bạn đang mong muốn nâng cao kỹ năng giảng dạy, đồng thời sở hữu chứng chỉ TESOL Quốc tế uy tín, hãy để ETP TESOL đồng hành. Chúng tôi không chỉ mang đến chương trình học chất lượng, mà còn là một cộng đồng giáo viên đầy nhiệt huyết – nơi bạn được học hỏi, kết nối và phát triển bền vững.

Hãy để ETP TESOL đồng hành cùng bạn trên hành trình chinh phục khoá học TESOL Quốc tế tại Việt Namvà khởi đầu sự nghiệp giảng dạy tiếng Anh chuyên nghiệp. Hãy liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về chương trình học TESOL Quốc tế tại Việt Nam, lịch khai giảng và những ưu đãi đặc biệt đang áp dụng.

Bạn có thể tìm đọc thêm về ETP TESOL tại: ETP TESOL VỮNG BƯỚC SỰ NGHIỆP GIÁO VIÊN TIẾNG ANH

Tìm hiểu thêm

• Nhận ngay Ebook ETP TESOL TẶNG bạn
• 7 Ứng dụng Trí tuệ nhân tạo AI trong giáo dục
• [Thầy cô hỏi, ETP TESOL trả lời #4] Phương pháp hiệu quả để thúc đẩy động lực học tập cho học viên đi làm bận rộn?
• [Thầy cô hỏi, ETP TESOL trả lời #3] Làm thế nào để giáo viên có thể giúp học sinh tiếp thu kiến thức một cách nhanh chóng và nhớ lâu hơn?
• Chuyên mục “Thầy cô hỏi, ETP TESOL trả lời”